Herramientas fundamentales: Dropbox

Seguro que estás todo el día con llaves USB en las que llevas ficheros de un ordenador a otro. Y que, para compartir ficheros con un compañero, se los mandas por correo electrónico. Pues ya hay herramientas en la nube que te permiten hacer esto de forma automática. Una de ellas es Dropbox.

dropbox

Dropbox es un espacio virtual en el que puedes guardar todos tus ficheros. Funciona más o menos así:

  • Cuando entras en Dropbox, te pide que abras sesión o te crees una cuenta nueva.
  • Te aparece la siguiente pantalla:

  • Creas tu cuenta con los datos que te pide. Te aparecerá la siguiente pantalla:

  • En este momento, se descarga de forma automática una aplicación. Esta aplicación se instala en tu ordenador y lo que hace es sincronizar los contenidos de un nuevo directorio (que llama “Dropbox”) con tu cuenta en la red.
  • Cuando se instala, aparece un tutorial muy claro. Te aconsejo que lo leas.
  • Al instalarlo, crea un acceso directo a la aplicación en la barra de herramientas. El icono de dropbox puede aparecer con un icono verde superpuesto (lo que indica que tus ficheros están sincronizados) o bien con una ruedecita girando (lo que indica que tus ficheros se están sincronizando).
  • Una vez instalado, puedes arrastrar ficheros a este directorio, o crear nuevos ficheros. Todo lo que hagas se sincronizará automáticamente con tu cuenta en la página www.dropbox.com
  • Puedes escoger el directorio donde se colocarán tus ficheros de Dropbox. Por defecto, te crea un directorio en “Mis Documentos” (en Windows) o en “Documentos” (en Mac).
  • Es importante, si trabajas con Dropbox, que la aplicación esté siempre activa. Por defecto, arranca cuando enciendes el ordenador

Dropbox en iPad, iPhone o en Android

Los smartphones, tabletas y demás dispositivos no tienen suficiente capacidad de almacenamiento como para guardar todos los ficheros de forma local. En estos cacharros, dropbox funciona de otra forma: hay una aplicación nativa (dropbox) que accede a tu directorio y que te permite abrir los ficheros, o bien cada aplicación del dispositivo puede acceder directamente a tu directorio de Dropbox.

No todas las aplicaciones del iPad o del Android pueden acceder a Dropbox. Las de Apple (Keynote, Pages, Numbers), como era de esperar, no acceden a Dropbox, sino a MobileMe. Pero cada vez son más las aplicaciones que pueden acceder a Dropbox (en iPad: Goodreader, Office2HD…)

Ventajas de Dropbox

  • Puedes acceder a tus ficheros desde cualquier ordenador con conexión a internet. Sólo tienes que ir a la página www.dropbox.com , iniciar la sesión con tus datos e ir a la pestaña “Archivos”.

  • Si instalas la aplicación en más de un ordenador, los ficheros de tu directorio “Dropbox” se sincronizan de forma automática. Y esta sincronización es muy rápida. Ten cuidado con los ordenadores compartidos. Cada ordenador sólo puede tener una cuenta de dropbox asignada (ya que el directorio se sincroniza con una cuenta). Es decir: no instales dropbox en ordenadores compartidos.
  • Puedes compartir ficheros o directorios. Imagina que tienes una carpeta con varios artículos que quieres compartir con un compañero del trabajo. Para hacerlo, vete a la página web de Dropbox, y en la pestaña de archivos selecciona “Compartir una carpeta”. Sigue las instrucciones y ya está. Para compartir ficheros con Dropbox el otro usuario debe tener una cuenta en dropbox. Lo que hace dropbox es crear en el directorio del segundo usuario una nueva carpeta que se sincroniza automáticamente. Es como si los dos estuvierais trabajando en el mismo directorio. Ten cuidado con los privilegios que das al segundo usuario, porque podría borrar los ficheros que haya en este directorio. Cuando compartes un directorio, el segundo usuario sólo puede entrar al directorio que has especificado, no a todos tus ficheros.
  • Dropbox es gratuito. Eso sí, para 2Gb. Esto te permite tener en la nube los ficheros de algún proyecto en el que estés trabajando (si no incluyes vídeos, claro). Si quieres más espacio (50Gb) tienes que pagar (unos 9€ al mes).

Inconvenientes de Dropbox

No se me ocurre ninguno importante si lo usas bien. Eso sí, hay que tener en cuenta:

  • Si estás trabajando con varios ordenadores y tienes dropbox instalado en todos, puedes meter la pata en alguna ocasión. Dropbox sincroniza los ficheros y lo que hace es colocar en tu espacio la última versión de un fichero. Si tienes un fichero en un ordenador y lo abres desde otro ordenador, se modificará también en el primer ordenador. Esto es la filosofía de dropbox. Si quieres tener varias versiones del mismo fichero, tienes que darles diferentes nombres.
  • Si tu directorio de dropbox está en un disco externo y cuando arranca la aplicación no encuentra este disco, te puedes volver loco porque crea un nuevo directorio en tu disco duro. En este caso es mejor parar dropbox (dando con el botón de la derecha en el icono y parando la aplicación), conectar el disco donde está el directorio y reinicia dropbox.
  • Si tienes una cuenta de pago (de 50 Gb o más) la primera sincronización lleva MUCHO TIEMPO. En mi caso, para unos 30 Gb estuvo tres días en el primer ordenador. Si lo tienes sincronizado en varios ordenadores (en mi caso, en cuatro) estás varios días sin poder usarlo, porque ya no controlas qué versión de cada documento está en cada ordenador. Si compras una cuenta grande, es mejor ir añadiendo ficheros poco a poco (de 5Gb a 5Gb). Si empiezas, como yo, con más de 20Gb necesitas mucha paciencia.

 

 

 


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